Notat om kommunes nettsider

Internt notat om kommunes nettsider

Limingen, 23. august 2005

Ledergruppen
R. kommune

Sammendrag

Skrivet er en betenkning rundt R. kommunes nettbasert kommunikasjon og en eventuell kommunikasjonsstrategi. Teksten presenterer ikke en løsning. Derimot diskuteres noen begrep, i håp om å belyse noen problemstillinger som kan være relevante for kommunens ledergruppe.

Innholdsfortegnelse

• Tittel/s.
• Sammendrag/1
• Innholdsfortegnelse/1
• Innledning/1
• Medieforståelse/2
  • Tekniske forhold/2
  • Formidling/3
  • Innhold/4
• Språk og stilvalg/5
• Dagens nettsider/6
• Eventuelle tiltak/8
• Undertegnedes fortreffelighet/9
• Tillegg/10
  • T1. Nettundersøkelse/10
  • Tillegg 2 :: Teoretisk grunnlag/11-14

Innledning

Rådmannen har bedt undertegnede med på møter om kommunens nettsider.

I ethvert prosjekt er det problemstillingen som styrer den videre progresjon, og undertegnede oppfordrer ledergruppen til å definere en brukbar utfordring.

Hensikten med denne teksten var først å søke bredt for om mulig å identifisere utfordringer. Rådmannen ønsket mandag 22. en tekst som ikke kommenterte tekniske løsninger, kun innhold og formidling. Med undertegnedes kunnskap lar det seg ikke gjøre, da problemene med nettstedet i stor grad ser ut til å være av teknisk art. Tekst om andre forhold enn innhold og formidling får derfor stå, da teksten allerede var skrevet og kan ha informasjonsverdi for ledelsen. Et ydmykt håp er jo naturligvis å gi lederne best mulig beslutningsgrunnlag.

Teksten argumenterer i retning av en omfattende omlegging av kommunens nettsider. Når katta er ute av sekken, er det også klart at teksten ikke er nøytral i vitenskapelig forstand, men er skrevet ut fra en forventning om at ledelsen tar et grep.

Medieforståelse

Når vi betrakter medier, bør vi innledningsvis være oppmerksomme på at det er en teoretisk òg praktisk forskjell på informasjon versus kommunikasjon. Valg av mediestrategi, informativ og/eller kommunkativ, posisjonerer kommunen strategisk i forhold til brukere og andre myndigheter.

Informasjon er en ensrettet, ofte monolog-preget og av og til autoritær måte å opplyse på. Informasjonsarbeid tar hensyn til respons i markedet, men bærer i seg en noe gammelmodig modernistisk forvaltningsfilosofi (og bærer med seg en tung historisk ballast i form av propaganda).

Grunnbetydningen av kommunikasjon er gjensidig utveksling. Ordet brukes av og til litt misvisende om informasjonsarbeid, men forutsetter en toveis, fortløpende kontakt og assosieres med likeverd. Undertegnede har tatt seg den frihet å forvente at kommunen har/velger en kommunikativ relasjon mellom sender og mottaker, og denne teksten bærer preg av en slik holdning.

Uansett, både kommunikasjons- og informasjonsfeltet tar hensyn til:

• innhold/4
• formidling/3
• tekniske forhold/2

Punktene vil innledningsvis kommenteres i omvendt rekkefølge.

Tekniske forhold

Kommunikasjon over nett avhenger av brukernes kompetanse på den ene siden, og fysiske forutsetninger som kode og infrastruktur på den annen side.

Kompetansebiten er strategisk planlegging og personalpolitikk. Undertegnede vil nødig uttale seg om slike forhold uten å være invitert til en slik diskusjon, men tillater seg likevel å minne om at ulik kompetanse medfører ujevn saksbehandling.

Infrastruktur kan deles opp i system- og programvare/software, hardware og tilkopling.

Tilkopling handler om kabling og båndbredde, rutere, servere¹ og liknende. Forholdene kommenteres ikke da det muligens er mange nok kokker involvert.

Hårdvarebiten består av maskinpark (tykke og tynne klienter med tilhørende perifere enheter). Også her ser det ut til å være fokus og investeringsvilje, så utfyllende plan og beskrivelse foreligger sannsynligvis annet sted i organisasjonen.

Nesten like lettvint skal programvarebiten behandles i dette skrivet, men jeg har latt meg forbause av et par forhold, A og B:

A

Et vanlig forhold ser ut til å gjelde også for harddiskene i R.: merkelig systematikk. Undertegnede undrer seg over tilsynelatende kaotiske datahierarkier i mapper på felles harddisker og lurer på om ansatte slippes løs i hierarkiene uten innføring i trestrukturer.

B

I starten av 2005 begynte man å lage 'Hi du hørd'² ved hjelp av en betaversjon av en splitter ny utgave av Adobes Acrobat-program, som genererer PDF-filer. Det viste seg at produktet ikke lot seg åpne av så mange. På samme tid uttalte dataansvarlig ved Universitet i Oslo at man gjerne venter et halvt år før man innfører ny system- eller programvare. I den store organisasjonen UiO praktiseres altså en konservativ datavarepolitikk, slik at de verste programfeilene i mellomtiden kan lukes ut før et nytt produkt implementeres.

• PDF :: Portable Document Format

Ut fra paradokset over kan man spørre seg om det ikke går an å trekke en generell lærdom. De løsningene man velger, burde gjøre dokumenter lesbare og informasjon tilgjengelig for folk flest. Både i internett- og PDF-sammenheng snakker vi om bakoverkompatibilitet; Et dokument bør lages slik at det får en lengst mulig levetid, uansett plattform/spesifikk (partikulær) teknisk løsning hos den enkelte bruker. Hvordan informasjon er kodet, er avgjørende for at dataene kan bli tilgjengelig.

Felles utfordringer innen hardware og software blir en flora av ulike kombinasjoner, både internt 'pv huset' og ute blant eksterne brukere/besøkende til nettstedet. Ikke-homogene løsninger er vedlikeholdskrevende og medfører kompetansebehov og personalkostnader.

Undertegnede savner en diskusjon om andre aspekt enn rent tekniske forhold. Følgende vil forhåpentligvis bidra i positiv retning:

Formidling

Videreformidling avhenger av kommunikasjonskompetanse, av individuelle, personlige egenskaper og av tekniske forhold.

Formidling i teknisk forstand kan brytes ned i lesbar og forståelig kode på den ene side, og fungerende teknikk på den annen. Hvert nytt medium reguleres jo av nye tekniske og juridiske begrensninger. Kanskje like viktig er det at hvert nytt medium krever medietilvenning, -forståelse og -læring hos brukere og formidlere.

Det finnes godt med kommunikasjonskompetanse i organisasjonen i dag, både faglig og praktisk. Den praktiske biten utøver vi i det daglige, men det er ikke sikkert at vi er oss bevisst hva og hvordan vi formidler. Har vi for eksempel felles strategi og mål i grupper og på individnivå? (Og lar slikt seg fastlegge og virkeliggjøre?)

Faglig kommunikasjonsteori inngår i pedagogiske emner og emner innen helse og omsorg. Kommunikasjon er også et sentralt fag på kulturlinja i Bø.³

Innhold

Juridisk ansvar

I mindre kommuner er gjerne rådmannen oppført som ansvarlig redaktør. I større enheter forvalter den kommunikasjonsansvarlige det redaksjonelle ansvaret for innholdet. I R. kommune vil det kanskje være naturlig at rådmannen er formell redaktør, slik de ansatte i organisasjonen skriver og handler i rådmannens sted i den daglige drift og saksbehandling. Nok om det.

Vinkling av innhold

• Hva innholder et nettsted og hva bør det innholde?
• Hvilket stoff presenteres, og er stoffet relevant for brukerne.

Én informativ innfallsvinkel kunne være å fokusere på forfatteren/publisereren. En annen vinkling kunne være fokus på brukerens behov; en markedsorientert profil. I forvaltningssammenheng vil jeg tro at en kombinasjon av slike vinklinger ville være tjenelig.

En tredje vinkling kunne være et opplevelsesnettsted. På nettet finner man en god del nettsteder som utforsker mediet for å finne ut hva det kan brukes til. Slike eksperiment er kanskje ikke relevant for forvaltning, men man bør være oppmerksom på at estetikk kan brukes for å vinkle innhold positivt og å fange oppmerksomhet. Kanskje man kunne prege nettstedet med en smule visuelt behagelig estetikk?

Målgrupper

• Hva synes brukerne om nettstedet?

Hvilket innhold nettstedet skal ha, avhenger av hvilke målgrupper man har. Skal nettstedet betjene kommunens egne innbyggere? Vil man også bruke nettsidene som portal i en markedsføring av de rike utmarksressursene og spesielle kvaliteter R. har å by på? Hvem skal prioriteres?

• a) Publikum
• b) Egne brukere/intern bruk
• c) Regionale og sentrale myndigheter

a. Publikum er kanskje innbyggerne/skattebetalerne eller turistene/kundene.

b. Er nettstedet tenkt brukt som verktøy for våre politikere og oss selv som forvaltningsorgan? Er nettstedet et problematisk vedheng til administrasjonsverktøyet K2000, eller omvendt? Henger K2000 og internett sammen på grunn av adresse- eller postlista?

Poenget er vel at alt-i-ett-pakker sjelden er vellykkede. Man kunne vurdere å opprette en separat nettredaksjon med nødvendig kompetanse. Kunne en slik legges inn under IKT-IN-IKS eller AdCom?

c. Rapporter til regionale og sentrale myndigheter; Kan fakta populariseres og brukes som ledd i en brandingprosess? Kan vi legge ut tilpassete kortversjoner av innrapportert informasjon til allmenn beskuelse?

Budskap/message (se tillegget 'Tillegg 2 :: Teoretisk grunnlag')

Innenfor kommunikasjonsteori diskuterer vi gjerne primære, sekundære og tertiære budskap.

• Det primære budskap kan vi, for enkelhets skyld, si ligger i den grammatiske oppbygningen av setningen.
• Det sekundære er tolkningsrommet som ligger i ordvalg, semantikk (spesifikk eller intendert/intensjonal betydning av ord og faste fraser) og, i forvaltningen, strategiske politiske valg som ligger bak en formulering.
• Tertiære budskap omfatter for eksempel langsiktige virkninger av formuleringer, beslutninger og/eller vedtak.

Bakenforliggende hensikt og vikarierende motiv ligger gjerne på det sekundære eller tertiære nivå, alt etter retorens ferdigheter.

En annen måte å vinkle en slik analyse av innhold og budskap, er å snakke om over- og undertekst.⁴

Videre behandles budskap, innhold og formidling om hverandre, da de går hånd i hånd.

(Her passer det veldig godt å gjøre seg kjent med tillegget 'Tillegg 2 :: Teoretisk grunnlag', som er en komprimert fremstilling av grunnlaget for nyere kommunikasjonsteori, tilpasset forfatterens argumentasjon. Deler av innholdet vil sannsynligvis være lett gjenkjennelig.)

Språk og stilvalg

• Skal et offentlig nettsted være tørt og kjedelig og skremme bort 'kundene'/skattebetalerne med tørt forvaltningsspråk?
• Lar det seg gjøre å popularisere offentlig forvaltning?
• Klarer vi å gjøre oss forstått?⁵
• Kan vi betrakte nettsidene som en reklameplakat som gjør folk nysgjerrig på R., og kanskje også positivt innstilt til forvaltere?
• Skremmer våre nåværende nettsider folk bort fra R.?
• Rent hypotetisk, og for å trekke det hele i retning av en visjonsdebatt: Har vi ressurser til å yte service og er vi interessert i å bedrive forvaltning med et smil?

Dagens nettsider

Estetiske valg

Tar vi en runde og ser på norske kommuners nettsteder, vil vi blant annet kunne legge merke til at man ofte bruker bilder i toppen av nettsidene. Det kan være en karakteristisk fjellformasjon, hav, vidder, noe som sier noe om næringsgrunnlaget, en historisk bygning, barn i lek eller lignende. Felles for bildene er gjerne landskap badet i sol, smilende mennesker og motiv som umiddelbart gir positive assosiasjoner.

I Indre Namdal benytter vi et motiv av en 'blygrå' himmel over øde vann. Motivet sier utvilsomt noe om et vesentlig bidrag til kommuneøkonomien i R. og Lierne, men en utenforstående vil kanskje spørre seg hvilken kafkask dystopi som råder i regionen. Undertegnede spør ganske enkelt: Hva er det vi formidler, og forventer vi at folk skal bli tiltrukket (eller frastøtt) av billedvalget? Med andre ord: Hvordan fungerer dette rent markedsmessig?

• Hvilken reklameeffekt gir sidene i dag?
• Er det mulig at dagens portal har negativ effekt?

Da programmering av nettsider ble allmennkunnskap på nittitallet, gikk man i nesten de samme fellene som da elektroniske tekstbehandlere ble tilgjengelig på åttitallet. På dagens nettsider kan vi for eksempel telle nærmere 30 forskjellige skriftsnitt. Typografer og designere hevder gjerne at et høyt antall skrifttyper forkludrer et eventuelt budskap. Undertegnede mener også at fenomenet svekker tilliten til kommunen som seriøst forvaltningsorgan.

Tekniske problemstillinger

Det er mye å bli forbauset over på dagens nettsted samt revidert forslag. Koden, den tekniske løsningen, avslører blant annet at sidene er bygd med manglende kunnskap om sentrale diskusjoner om nettsider de siste ti år; Man finner en salig blanding av HTML 3.2 og 4.1 samt en god del skript (JavaScript).

Dagens nettsider tilfredsstiller ingen kjente standardiseringskrav og er sannsynligvis tilgjengelig for mellom 40 og 60% av vestlige nettlesere.

• HTML :: HyperText Markup Language

I andre halvdel av nittitallet raste de såkalte browser wars, nettleserkrigene, hvor ulike grupper og produsenter konkurrerte om å lage nye, ikke-kompatible versjoner av nettlesere med stadig nye finurligheter. For å få nettsider vist på noenlunde vettugt vis i ulike nettlesere, kunne man bygge flere versjoner av samme nettside; hver variant tilpasset den enkelte nettlesers merkverdigheter. Det er nødvendig med litt historie:

HTML er altså et språk/language for merking/markup av tekst/hypertekst for å gjøre teksten lesbar for nettlesere (HyperText Markup Language). Den første offentlige standard var HTML 2.0. Intensjonen var å gi innholdet form gjennom markup/merking; form og innhold var atskilte forhold og teksten var hierarkisk ordnet (h1,h2,h3,p,ol/ul,li, osv).

I 1996 var 3.2 (Wilbur) et spennende fremskritt i forhold til 2.0, og mulighetene som lå i Wilbur ble en sterkt medvirkende årsak til at HTML falt sammen i nettleserkrigene. 4.0, 4.1 og XHTML ble presentert før årtusenskiftet og representerte en tydelig innstramming av hva som var standard, samtidig som koden tydelige pekte fremover mot en universell modell.

Det uavhengige 'standardiseringsbyrå' World Wide Web Consortium, W3C, definerer hva som er gyldig koding. W3C samarbeider nært med Microsoft og andre nettleserprodusenter samt WebStandards.org.

• XHTML :: Extensible HyperText Markup Language
• XML :: Extensible Markup Language

Tilgjengelighet og brukervennlighet

XML er en videreutvikling av HTML, og XHTML er et bakoverkompatibelt mellomformat som kan leses både av fortidige og kommende nettlesere. Det interessante med XHTML, er at språket kan leses av de fleste kjente plattformer, som standardkonforme og ikke-konforme nettlesere, mobiltelefoner, assisterende teknologi, fjernsyn, elektroniske prosjektorer, PDA, talemaskiner og mere til. Hvorfor lage flere varianter når man kan hente ut de variantene man trenger av en og samme fil?

Arbeids- og administrasjonsdepartementet satte for noen år siden ned en gruppe som skulle se på tilgjengelighet for handikappede brukere og brukere av assisterende teknologi som leselist, taleprogramvare og annen mindre utbredt teknologi. Gruppen avla en innstilling i 2002-03. Tilsvarende prosess i USA, førte til lovfestet krav om tilgjengelighet, Section 508. Det er interessant å merke seg at verken framlegg, lov eller retningslinjer er fulgt. Sider som www.whitehouse.gov, www.norge.no⁶ eller www.ntfk.no er ennå ikke utformet i henhold til vedtatte standarder eller lover. (Liv og lære/Keiserens nye klær?)

Skript

Det er litt vanskelig å umiddelbart forstå behovet for skript (JavaScript) på nettsidene. I standardorienterte miljø er det uttalt stor skepsis til skript, og moderne sider designes slik at de fungerer både med og uten skript; Når man bare må ha skript, importeres de gjerne inn til siden, de legges ikke inn i kildekoden. Ledergruppen kunne for eksempel ha spurt AdCom/IKT-IN-IKS hvorfor skript benyttes, og så bedt om en uavhengig, kompetent kommentar til mottatt begrunnelse.

Struktur og oppbygging

På det strukturelle plan er forsøk på å bruke nettstedet en spesielt kjedelig opplevelse.

Det er vanskelig å forstå navigasjon og sammenhengen mellom ulike 'vinduer'. Ofte må man klikke seg gjennom en rekke nivå og sider med ulik layout for å komme dit man håper på og forhåpentligvis finne ønsket informasjon. I dette skrivet benyttes adresselinjen som eksempel for å illustrere ett⁷ av problemene med dagens løsning.

Følger man med i adresselinjen oppe i nettleseren, blir det ekstra forvirrende. Man kan for eksempel oppleve at det står www.hoylandet.kommune.no oppe i adressefeltet, mens man ser på telefonlista til Grong. (Når man ikke er lokalkjent i Indre Namdal, kan dette kanskje være noe forvirrende.)

Man kan klikke på lenken til R. og få opp adressen '' pluss mappenavnene >⁸ Apps > OTIIN > INTERNETT > OTIINBIP.nsf > id og så en lang asp-adressering, for eksempel 82F09B38D9254A60C1256DA4003E35A6! OpenDocument&cat=m1_9_1. Hvorfor står det ikke http://www.royrvik.kommune.no oppe i adresselinja? (Er AdCom til for R. kommune, eller R. til for AdCom?)

Innenfor designmiljøene har man lenge diskutert adresser, og tendensen ser ut til å være adresser som er lesbare også for mennesker, såkalte meningsbærende, semantiske adresser, for eksempel www.royrvik.no/nyheter/ eller /politikk/ eller /telefon/. Hvordan man skal løse den nøtten der, med AdComs leverte løsning, vet jeg i skrivende stund ikke. Undertegnede har lest en del om tilsvarende .htaccess-filer for Apache-servere, men en læring av htd- eller config-filer er nødvendig, og det skal etter sigende ikke være noe hokus pokus. Dagens adresser er uansett en ren gjettelek, så det kan vanskelig gjøres verre.

Summering i form av en påstand: R. kommunes nettsider fungerer mildt sagt svakt som informasjonsportal.

Kanskje man er best tjent med å legge ned nettsidene?

Eventuelle tiltak

Å skulle reparere nettsidene til R. kommune i løpet av en måned, slik som antydet, kan kanskje sammenlignes med å forsøke å redde råtten kledning med å legge på noen lag med 'værbestandig' latexmaling. Her er det ikke bare fernissen det er problemer med, men selve den underliggende strukturen og materialet, både med hensyn til struktur og organisering, koding og estetisk vinkling.

Situasjonen er ikke uvanlig, selv microsoft.com og yahoo.com har vært igjennom omfattende rekoding i milliondollarklassen. (microsoft.com ble forresten ikke standardkompatibel før i 2005, mens yahoo.com i skrivende stund opererer med noe under 300 feil på forsiden.)

En detaljert plan for omlegging legges ikke frem nå, men her er et par poeng:

Struktur og organisering

Påstand: Man er tjent med en klar og tydelig struktur, både i det synlige resultatet og i koden.

Et nettsted bør ha en gjennomtenkt og -ført layout/utforming. Manøvreringsmuligheter og navigasjon bør være lettfattelig og tilnærmet homogen gjennom alle sider, slik at det er lett å finne frem. Det er gjort mange undersøkelser på hvordan brukerne oppfatter nettsteder. Brukervennlighet er naturligvis grunnleggende for en positiv opplevelse på nettet.

Estetikk (ett av flere moment)

Bilde i toppen på nettsidene. Hvofor ikke velge ut en billedserie som skifter med årstidene, eller med årstid òg klokkeslett (kveldsbilde/morgenbilde)? En relativt enkel og effektiv sak. Hva med noen mennesker som ser litt glade ut for å besøke eller bo i Indre Namdal?

Vedlikehold av et fremtidig nettsted

Her har kommunen en vei å gå, og det er et spørsmål om kompetanse og allokering av ressurser.

Undertegnedes fortreffelighet

Undertegnede har siden 2001 gått gjennom de klassiske programmeringsfasene med eksperimentering og utprøving av hva som fungerer på nettet, blant annet ved å skrive frames, ikke-standardisert kode, fast bredde og det som verre er. Feiling er ikke nødvendigvis bare negativt, så lenge man klarer å komme ut av hengemyra igjen.

I dag kan jeg levere nettsider som er fullt ut standardkompatible, som fungerer på over 95% av nettlesere og som samtidig tar hånd om banaliteter som 'utskriftsvennlige versjon' av sidene i samme slengen.

Den løsningen jeg tenker meg å bygge for kommunen, vil sette kommunen på kartet. Eleganse og ikke minst funksjonalitet vil vektlegges. Dermed vil R. sitte som eier av en konkurransedyktig løsning som kan selges til andre kommuner.

Forutsetninger

• Lønn bør tilpasses nye oppgaver, og gjerne belastes utenfor kulturbudsjettet; Uten adekvat lønn, intet reelt mandat.
• For å jobbe gjennom nettsidene til R. kommune, er det nødvendig å få tilgang til alle formgivende elementer/filer som jobber inn mot nettsidene, som skript, CSS-er og annet.
• Det vil være behov for ganske mange timer med samtale med leverandørene for å forstå hva det er de enkelte filene og funksjonene gjør. Besøk hos AdCom vil sannsynligvis være på sin plass.
• Undertegnede bør gis myndighet til å bestille funksjonelle skript hos ekstern leverandør.
• Undertegnede bør gis myndighet til å ta estetiske beslutninger uten å måtte heftes av for mange synsere og komitemedlemmer. Valg klargjøres på forhånd, før arbeidet settes i gang.

Tillegg

T1 :: Nettundersøkelse :: Undersøkelse av noen nettsteder

En kjapp undersøkelse av noen offentlige nettsteder, ga et ganske så fascinerende resultat. Følgende kommunale nettsteder ble besøkt og forsøkt validert:

Flatanger, Frosta, Inderøy, Leka, Levanger, Namsos, Nærøy, Steinkjer, Stjørdal, Verdal og Vikna.

Alle feilet godt og grundig. Følgende feilet også:

IKT-IN-IKS (www.indre-namdal.no), Trondheim, Hamar, Lillehammer, Bergen og Oslo kommuner, Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk (nte.no), AdCom⁹ (adcom.no) og Nord-Trøndelag fylkeskommune (ntfk.no og nt-utvikling.no).

Selv om Sør-Trøndelag fylkeskommune, Stavanger kommune og www.norge.no var svært nær på å ha gyldig kode, og Oslo ikke lå langt etter, var det først i Sandnes at de hadde lyktes 100%. Her er det tydeligvis et sultent marked.

Tillegg ...

Røyrvik kommune :: Kultur- og museumsleder :: Åge Utnes :: 27. august 2005